5 étapes clés pour une gestion efficace de la flotte automobile d’une entreprise

La gestion efficace d’une flotte automobile est essentielle pour les entreprises dont les activités dépendent en grande partie du transport de marchandises ou de la mobilité de leurs employés. Une gestion de flotte automobile bien planifiée peut contribuer de manière significative au bon fonctionnement de l’entreprise, à la réduction des coûts et à la minimisation des risques liés à la conduite. Dans cet article, nous explorerons les cinq étapes clés pour une gestion de flotte automobile efficace.

Étape 1 : Analyse des besoins de la flotte

Avant d’entamer toute démarche de gestion de flotte automobile, il est impératif de réaliser une analyse approfondie des besoins de votre parc automobile. Cette phase fondamentale permettra d’établir les bases d’une gestion efficace de votre flotte et vous aidera à éviter des erreurs coûteuses.

La première étape consiste à définir clairement les objectifs de votre flotte automobile. Cela implique une réflexion approfondie sur la raison d’être de votre parc automobile au sein de votre entreprise. Est-ce principalement destiné à soutenir le transport de marchandises, à assurer la mobilité de vos employés ou à répondre à une combinaison de ces besoins ?

En comprenant ces objectifs, vous pourrez orienter vos décisions tout au long de la gestion de la flotte pour qu’elle soit parfaitement alignée avec les besoins de votre entreprise.

Une fois les objectifs clairement définis, il est essentiel d’évaluer les besoins spécifiques liés à la flotte :

• Besoins en termes de véhicules,
• Typologie des conducteurs,
• Services associés,
• Aspects fiscaux.

Une analyse approfondie de ces éléments permettra de dresser une liste complète des besoins de votre flotte, et servira de base solide pour les étapes suivantes de la gestion de votre flotte.

Étape 2 : Sélection de la car policy

La car policy est essentielle dans la gestion de la flotte automobile. Ce document, bien que non obligatoire, est fortement recommandé, en particulier lorsque la flotte dépasse 50 véhicules. La car policy ou politique automobile englobe l’ensemble des règles et des lignes directrices qui régissent la gestion du parc automobile d’une entreprise.

Pour cela, il est primordial de trouver un équilibre entre plusieurs facteurs, notamment le Total Cost of Ownership (TCO), le choix des véhicules, et les besoins des employés. Le TCO doit prendre en compte des aspects tels que la propriété ou la location des véhicules, les contrats d’assurance, et les considérations environnementales en constante évolution.

En résumé, voici quelques éléments clés à définir pour une car policy efficace :

• Les critères d’attribution des véhicules.
• La zone géographique autorisée, la durée de mise à disposition, et le nombre de kilomètres autorisés.
• Le budget carburant et les modalités de gestion des frais associés.
• Les règles de sécurité et les restrictions spécifiques.
• Les règles concernant l’utilisation à des fins personnelles.
• Les procédures en cas de changement de véhicule ou de poste.
• Les directives pour l’entretien régulier des véhicules.
• Les procédures en cas d’incidents tels que le vol, la panne ou un accident.

Une car policy bien élaborée contribue à une gestion de flotte automobile efficace en garantissant la transparence, la conformité et la satisfaction des employés tout en optimisant les coûts pour l’entreprise.

Étape 3 : Mise en place d’un système de suivi et de gestion

La gestion de flotte automobile moderne repose en grande partie sur les données. Il existe deux principales possibilités pour mettre en place un système de suivi et de gestion : l’utilisation d’un logiciel interne et/ou la mise en place d’un fleet management.

Logiciel interne :

Un logiciel interne dédié à la gestion de parc automobile est un atout inestimable pour améliorer la gestion de votre flotte de véhicules et réaliser des économies. Il offre un contrôle accru sur l’utilisation du carburant en surveillant la consommation de chaque véhicule, détectant ainsi les potentiels vols. 

De plus, il permet de planifier et d’optimiser efficacement les itinéraires, réduisant ainsi les distances parcourues. La fonction de géolocalisation en temps réel permet de suivre la localisation exacte de chaque véhicule, améliorant la sécurité et permettant une intervention rapide en cas d’urgence. 

Enfin, les logiciels internes peuvent alerter sur les maintenances préventives nécessaires, réduisant les risques de panne et assurant la fiabilité de votre flotte. 

Fleet management :

Le fleet management est une discipline complexe qui nécessite des compétences variées pour maximiser l’efficacité de votre parc automobile. 

Le fleet manager remplit diverses fonctions importantes, notamment la gestion administrative, qui englobe l’obtention des cartes grises, la souscription de contrats d’assurance, la gestion des sinistres, etc. 

Il est également chargé de la gestion financière, négociant les contrats avec les prestataires et supervisant les dépenses liées aux véhicules. 

La gestion des véhicules implique l’attribution précise des véhicules et leur suivi en temps réel via des systèmes de GPS, permettant une gestion efficace de l’entretien et de l’utilisation. 

Le fleet manager surveille également les conducteurs, contrôlant leurs habitudes de conduite pour réduire les amendes et la consommation de carburant. 

En fonction de la taille de l’entreprise, il peut jouer un rôle décisionnel dans l’acquisition et la revente des véhicules, conseillant sur des aspects stratégiques. 

Enfin, il se charge de la revente des véhicules obsolètes pour obtenir le meilleur prix possible. 

Le fleet management est une discipline multifacette qui requiert une gestion rigoureuse pour optimiser les opérations liées à la flotte automobile de l’entreprise, réduire les coûts et améliorer la performance de la flotte. 

Étape 4 : Maintenance et entretien réguliers

La maintenance et l’entretien d’une flotte automobile, bien qu’elles soient souvent négligées, sont essentielles pour assurer sa durabilité.

La maintenance préventive est un pilier essentiel de la gestion de flotte automobile. Elle consiste à planifier et à effectuer régulièrement des inspections, des révisions et des réparations mineures sur les véhicules, même en l’absence de problèmes apparents. Cette approche proactive permet d’anticiper les éventuelles pannes et d’assurer le bon fonctionnement continu de la flotte.

L’externalisation des services de maintenance se résume à confier sa gestion à des professionnels externes spécialisés.

Cela présente plusieurs avantages, notamment :

• Expertise spécialisée : les prestataires de services de maintenance sont des experts dans leur domaine, ce qui garantit des interventions de haute qualité.

• Réduction de la charge de travail interne : externaliser la maintenance libère les équipes internes pour se concentrer sur leurs tâches principales.

• Accès à des outils et des technologies avancés : les fournisseurs de services de maintenance disposent souvent d’outils de diagnostic et de suivi de pointe.

• Coûts prévisibles : les contrats de maintenance externes permettent de budgétiser les coûts de manière plus précise.

Étape 5 : Optimisation des coûts et réduction des risques

Cette phase permet de maintenir l’efficacité opérationnelle tout en minimisant les dépenses. Elle se décompose en trois axes majeurs :

• Gestion du carburant et des dépenses associées :

La gestion du carburant est un élément central de la gestion de flotte, car les coûts liés au carburant peuvent représenter une part substantielle du budget. Pour optimiser cette gestion, il est essentiel de surveiller de près la consommation. L’utilisation de cartes carburant pour les conducteurs peut faciliter le suivi des achats et garantir que les dépenses sont conformes aux politiques de l’entreprise.

• L’éco-conduite :

Promouvoir l’éco-conduite au sein de votre flotte peut entraîner des économies significatives de carburant et de maintenance tout en réduisant l’impact environnemental. La formation des conducteurs à l’éco-conduite peut être mise en place pour sensibiliser les employés aux avantages économiques et environnementaux de ces pratiques. L’utilisation de système de suivi et de gestion de flotte peut également aider à identifier les opportunités d’amélioration en fournissant des données sur les habitudes de conduite.

• Sécurité routière et assurance :

Les accidents de la route peuvent avoir des conséquences graves en termes de coûts et de perturbations opérationnelles.

L’assurance automobile est un élément clé de la gestion de flotte, il est impératif de souscrire une assurance adaptée à votre parc automobile pour vous protéger contre les accidents et les dommages matériels.

Pour les décideurs et les gestionnaires de parc automobile en France, le déplacement ou la réaffectation de véhicules entre différents sites de l’entreprise peut s’avérer être une opération complexe. C’est là qu’interviennent nos services de convoyages spécialisés. Nos convoyeurs professionnels sont à votre disposition pour gérer ces déplacements inter-sites de manière fluide, sécurisée et sans tracas.

Chez AdFleet, nous prenons en charge l’intégralité du processus de réaffectation de véhicules, offrant une solution clés en mains. Cela inclut le transport des véhicules, leur remise en état si nécessaire, et / ou enfin, la mise en mains à votre collaborateur. En confiant les véhicules de votre flotte à nos conducteurs professionnels, vous optimisez l’ensemble du processus de convoyage de véhicules.

Une gestion de flotte automobile efficace ne se limite pas à l’acquisition de véhicules et à leur entretien. Elle englobe une série d’étapes stratégiques visant à maximiser l’efficacité opérationnelle, à réduire les coûts et à minimiser les risques liés à la conduite. En investissant du temps et des ressources dans ces étapes, votre entreprise peut non seulement améliorer sa rentabilité, mais aussi offrir une expérience optimale à ses employés et contribuer à une mobilité plus durable.